fbpx

Како да го изберете вистинскиот софтвер за хотелско работење

од Игор Дамчевски
Како да го изберете вистинскиот софтвер за хотелско работење

Еден од предизвиците кај современите хотели е процесот на чување на деловните информации, на хартија или во електронска форма. Со толку многу готови софтверски решенија на пазарот, хотелскиот менаџмент денес е олеснет и продуктивен како никогаш порано. Вие само треба да ја изберете вистинската алатка. Но како да го направите вистинскиот избор? Дали сте збунети околу тоа кој софтвер за хотелско работење да го набавите?

Хотелот е како голем жив организам, секој дел од кој треба да функционира кохерентно со другите, со цел да се обезбеди врвна услуга. Како и во телото, каде што мозокот дава команди и добива повратни информации од органи и мускули, секој хотелски оддел, исто така, треба да биде контролиран од еден единствен систем. Како хотелиер, мора да бидете свесни дека дури и најмало нарушување во синхронизација на информации или активности на персоналот може да доведе до губење на довербата и задоволството на гостите.

Ако го читате овој напис, веројатно сте во процес на избор на вистински хотелски систем за управување и може да се препознаете во еден од следните видови на хотелиери:

  1. Ќе започнете хотелски бизнис и барате вистинско решение за управување со сите операции.
  2. Вие сте сопственик или менаџер на веќе постоечки хотел и сè уште ја чувате целата документација на хартија или во Excel.
  3. Веќе користите решение за автоматизација, но не ги покрива сите ваши потреби или е неефикасно или незгодно за користење.

Ова се некои од можните сценарија кои можат да се решат со помош на модерната технологија. Изборот на најдобриот софтвер за хотелско работење може да прерасне во вистинска главоболка, бидејќи постојат многу различни решенија на пазарот. Токму затоа направивме кратка листа на карактеристики која ќе ви помогне во донесувањето на вашата одлука.

Кој систем е најсоодветен за вас?

За да одговориме на ова прашање, прво треба да дефинираме што всушност е систем за хотелско работење.

Hotel Management System (HSM) или Property Management System (PMS), или во буквален превод, систем за управување со хотели се смета за софтвер кој овозможува раководење на сите хотелски процеси поврзани со резервации, сметководство, издавање сметки и фактури, управување со податоци за гости, поставување на цени, управување со приходи и многу повеќе. Денес, овие системи се интернет-базирани, или попознато како cloud технологија, за полесна инсталација и одржување како и поголема достапност од било кое место и уред.

При изборот на најдобриот хотелски систем за управување со производите подготвени за употреба за себе, имајте на ум дека еден добар софтвер треба:

1. Да покрие најмалку 80% од вашите потреби

Покрај основните функции како систем за онлајн резервации, чување и манипулација со податоците за гостите, генерирање на извешатаи и централно управување со каналите на продажба, можеби ќе сакате да размислите за дополнителни функции кои ќе ви помогнат да ги оптимизирате и подобрите сите процеси. На пример, вашиот хотел може да има неколку извори на приход од различни објекти, како бар, ресторан, конференциска сала, спа објекти и фитнес, кои може да се управуваат или самостојно или заедно. Така, можеби ќе треба да ги интегрирате посебните системи за резервации и сметководство во еден систем за да ги им обезбедите на вашите менаџери на различните оддели целосен пристап до информации валидни информации во реално време.

Доколку решението не ги обезбедува неопходните функционалности кои можат значително да влијаат на вашата работа, ќе бидете принудени да користите дополнителен софтвер. Тоа може дополнително да зависи од можноста останатите системи да се интегрираат во вашиот систем (што може да биде комплицирано) или од вас да се бара рачно да ги префрлате сите информации од еден систем на друг.

2. Решението да биде флексибилно и да го следи развојот на вашот бизнис

На почетокот, можеби ќе бидете возбудени да стартувате што е можно побрзо, така што долгорочните планови може да изгледаат предалеку во далечната иднина, додека некои основни карактеристики ќе изгледаат како се што ви треба за продуктивен бизнис. Сепак, порано или подоцна, секоја ефективна деловна активност треба да излезе надвор од границите на рамките во кои го започнала својот развој. Зголемувањето може да доведе до потреба за интеграција со трети системи, покомплекни интернет страници, потреба за повеќе простор за податоци итн.

Соодветно на тоа, исто така, може да бара или набавка на дополнителен, понапреден и поскап пакет на услуги или мигрирање во друг систем. Значи, размислете добро кога ги разгледувате опциите и карактеристиките на различните софтверски решенија за хотелско работење.

3. Да овозможи интеграција и управување со различните канали за дистрибуција и продажба

Иако директните резервации од вашата веб-страница ја зголемуваат лојалноста на гостите, интеграцијата со Онлајн Туристичките Авенции (OTA) и Глобалните Дистрибутивни Системи (GDS) се уште е моќна алатка за зголемување на приходите. Сите канали за дистрибуција се регулираат со помош на т.н. Channel Manager, софтвер кој овозможува управување со пласманот на расположливиот капацитет низ повеќе канали истовремено. Понатаму, информациите од различните дистрибутивни канали треба да се акумулираат во извештаите за да се покаже ефективноста на секој продажен канал поединечно.

Најчесто познати ОТА се:

  • Expedia, Inc. (Expedia.com, Hotels.com, Egencia, Hotwire, Trivago, Venere.com, CarRentals.com, Classic Vacations, Expedia CruiseShipCenters, Expedia Local Expert (LX), Wotif Group, Travelocity)
  • Booking Holdings, поранешна Priceline Group (Booking.com, Priceline.com, agoda.com, KAYAK, rentalcars.com, OpenTable)
  • TripAdvisor Inc.

Меѓу најпознатите GDS, можеме да ги именуваме:

  • Amadeus
  • Sabre
  • Apollo
  • Galileo 

Информациите за резервациите добиени преку Expedia, TripAdvisor или вашата веб-страница ќе бидат синхронизирани одеднаш со вашиот систем за хотелско работење и ќе го намалат бројот на достапни соби во реално време. Исто така, кога собите се резервирани преку вашиот веб-сајт или директно на рецепција, информацијата автоматски се проследува до интегрираните канали на продажба. Истото важи и за синхронизирање на ценовни промени и објавени промоции. Денес, повеќето основни решенија за хотелско работење  и поддржуваат најпопуларните канали; сепак, ако ви се потребни посебни канали за дистрибуција, бидете сигурни дека интеграцијата е можна и лесна да се изведе.

4. Да биде безбеден

Имајќи предвид дека се занимавате со лични информации и трансакции, треба да бидете 100% сигурни во безбедноста на вашиот систем. Денес, безбедноста е главен приоритет за повеќето системи и ги користат најсовремените практики за заштита на податоците. За жал, големи провајдери на интернет-базирани решенија се сè уште честа цел за хакери [пр. последниот напад на Marriott] Исто така, ако користите интернет-базиран софтвер, бидете подготвени да го прифатите ризикот дека сите права за податоците и софтверот припаѓаат на давателот и немате гаранции дека нивниот бизнис нема да биде продаден на некој друг или нивните услови и надоместоци нема да се променат во иднина.

5. Да биде лесен за учење и користење

Ако вработените треба да се трудат да ја разберат целта на едно копче или да читаат комплициран прирачник за употреба само за да разберат како функционира системот, тие никогаш нема да бидат задоволни со решението. Ако еден мал хотел купи голем готов систем кој е премногу комплексен за подесување (на пример, поврзување со каналите или додавањето методи за плаќање и сл.), тоа може да доведе до забуна и потреба за дополнителен тренинг и обука за навидум едноставни функции. Така, осигурајте се дека вашиот софтвер е интуитивно лесен за прилагодување и употреба и нема да треба често да барате помош од техничка поддршка. Користете го пробниот период за тестирање на новиот софтвер во целост, а не само за основните карактеристики.

6. Да биде соодветен на вашите потреби и буџет истовремено

Најдобрите софтверски решенија за хотелско работење се и најскапи, со цени кои во просек се движат од 10.000 до повеќе од 30.000 евра, во зависност од големината и функционалноста. Исто така, постојат решенија што чинат и под 5000 евра. Стапицата во која може лесно да западнете е дека избраното решение можеби не е точно погодно за вашите деловни потреби и може да бара сериозни промени за да се прилагоди на вашите специфики. Затоа, веројатно ќе треба да пробате неколку решенија пред да се одлучите за она кое повеќе или помалку ги задоволува вашите потреби.

На крајот на денот, за да бидете сигурни и да избегнете непотребни ризици и трошоци, најдобро е да ангажирате стручна консултантска компанија која добро ќе ги анализира вашите потреби и ќе ви помогне при изборот на вистинското решение.